大学综合档案管理

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政策reg01.15.09
标题大学综合档案管理
类别治理和管理
子类治理 - 一般
权威校长
历史

新的规定;批准校长的执行理事会2018年8月6日

联系

主任,学术图书馆服务(252)328-2267

相关政策

公共记录的请求
电子记录和文档影像 - xtender
数据治理监管
诉讼保留通知:潜在的相关证据保全诉讼的预期
信息安全监管

其他参考资料

大学普通记录保留和处置时间表北卡罗莱纳州大学系统的机构
xtender电子记录和影像调节和程序
JOYNER图书馆 - 档案管理
ITCS技术要求和指南网站
ITCS xtender文档影像网站
北卡罗来纳州总条例第121章档案和历史行为
北卡罗来纳州总条例第132章公共记录
ncdncr政府档案的国家档案局的部分
管理值得信赖的数字公共记录指南
数字持久性的最佳实践
数字和图像保存存档过程:数字媒体的管理和保存
在北卡罗莱纳州的电子通讯使用的最佳实践:用于实现文本和即时消息的策略指引
在北卡罗莱纳州的电子通讯使用的最佳做法:文本和即时消息
电子邮件在北卡罗莱纳州的公共记录:其保留和处置政策
电子邮件指引,在北卡罗莱纳州的公共记录:提示和技巧使用Microsoft Exchange软件来管理电子邮件
公共记录需要人类可读的保存duplicates45 CFR 164 E部分:个别鉴定的健康信息(HIPAA)的隐私
家庭教育权利和隐私法案的规定(FERPA)


1。目的

1.1 记录保留和处置时间表北卡罗莱纳州大学系统的机构 (以下简称“计划”)是适用于ag真人网赌平台,北卡罗莱纳大学的组成机构和北卡罗来纳州的一个机构。时间表是由自然和文​​化资源的北卡罗来纳部门(“ncdncr”)发行,并由北卡系统(“联合国军司令部系统”)的大学校长批准。 ncdncr通过国家档案馆(“府志”)的政府记录部分履行其法定职责来管理记录管理服务,公立学院和大学。计划是为机构在UNC系统工作人员和教师管理在他们的办公室公共记录时使用的工具。

1.2本规定的目的是为了确保ag真人网赌平台的人员遵守时间表,以及适用的国家和有关这些记录的联邦法律。

2.定义

2.1配置:后他们不再需要或不再需要记录转移或销毁在办公室被保留。

2.2记录/公共记录:所有的文件,文件,信函,地图,书籍,照片,电影,录音,磁或其他磁带,电子数据处理记录,特效或其他文件材料,不管物理形式或特点,制成或接收依照法律或条例与公共业务的交易,除非例外情形。整个计划,这一政策,“记录”有时用来代替“公共记录”。

2.3记录管理办公室:ag真人网赌平台的记录管理办公室,学术图书馆服务的一部分,负责通用记录管理和处置在大学。它提供了记录问题的培训和咨询,是大学的接触点与政府的记录。

2.4高校档案:办公室,学术图书馆服务负责收集,保存和提供ag真人网赌平台的永久历史。某些记录被转移到大学档案馆按照计划表的指示,无论是自动保留或评估,并作为保留的决定。

2.5保持:保持的记录,并确保他们的曝光率和,通常为在指定时间内的行为。

2.6高校人才:包括大学的所有员工不论是永久的,临时的,全职或兼职,教师,员工,管理人员,学生员工和代理人的大学(包括志愿者,但不包括独立承包商)的程度,他们其代理权的范围内行事。

2.7不定期纪录:在时间表中或在获批修订没有列出任何记录。

2.8暂时性的记录:有很少或没有文件或证据价值,就无须为将来使用预留记录。

3.责任

3.1ag真人网赌平台致力于负责档案管理,以维护大学的历史,并尽量减少储存超出了他们的寿命所需记录的成本和低效率。高校人才对他们创建和接收记录的责任。单位负责人有责任确保在各自的领域中的记录按照计划进行管理。

3.2计划

3.2.1时间表建立的时间记录所需要的长度要保留的,当它们可被设置的,并且必须被转移到大学存档永久保留或用于鉴定所述类型的记录。其他信息具体到流程在ag真人网赌平台可在JOYNER库上 - 档案管理网站。

3.2.2所有高校的人才有责任定期审查进度,并确保记录的保留和处置均符合时间表。

3.3非预定记录(在时间表中未列出),而不管格式或介质的,可以不除非获得来自政府记录特定批准破坏。

3.4暂时性的记录可以设置根据schedule.however中的指导,在有关记录是否是暂时的还是疑问,它具有特殊的意义和重要性,保留有问题的记录,并寻求记录管理office.examples指导短暂的记录可能包括:路由单和送表,或“在你不在的”单,记忆辅助工具,记录等要求的跟进行动(包括语音邮件和日历邀请),其具有最小的值,如果后的材料已成功发送一旦官方行动,这些记录都支持已经完成,并记录在案。

3.5修正过程

3.5.1不时时间表可以通过政府的记录中指定的过程来改变或补充。

3.5.2请求通过ag真人网赌平台单元,部门或办公室的变化或除日程安排必须发送到记录管理办公室。记录管理办公室将遵循政府记录请求改变或增加计划中规定的过程。

直到提出的修正案是由政府记录编制并经适当的州和大学官员批准3.5.3无改变或除日程安排是有效的。

3.6第三方和服务协议

3.6.1与任何第三方或代表学校以外的供应商参与,这种参与是否在正式合同或协议的任何其它确认,任何大学的相关业务纪念所有高校的人才,有责任确保这些第三各方都在按照预定计划维护公共记录清楚自己的法律义务。此外,为记录建立任何保密要求适用于此类第三方在他们申请大学的方式相同。

与第三方3.6.2书面协议应解决记录保留和要求,程序,记录出口应遵循的一个承包商停止营业或者大学转让合同另一方的事件。

4.例外时间表

4.1在计划指出,受稽查或正式调查程序的任何记录,这涉及到未决的或可能的诉讼,或者说是一个诉讼保全的对象,必须保留直到审计结束,正式会议,或诉讼,并正式发布了由任总审计师或相应的副校长和大学的律师(如适用)沟通。

5.电子记录

5.1 UNC系统和ncdncr同意,长期的和/或电子档案永久保存,需要额外的承诺和积极的管理。高校人才应审查所有的政策,标准和最佳的ncdncr公布关于电子记录,它可以在本条中的其他参考资料部分中找到,上面创建和管理实践。

5.2电子记录是打印记录数字化图像本身是登记本被接受为只有当图像符合PRR reg08.05.09,电子记录和文档影像制作打印记录的替代品 - xtender并与大学xtender电子记录和影像调节和程序。随着信息技术和计算服务(ITCS)咨询建议与保留期管理电子记录的七年多时间。

5.3原生数字记录

5.3.1原生数字记录是电子格式创建的记录。他们是一个类型的电子记录。在大多数情况下,原生数字记录是记录副本。

5.3.2管理的原生数字记录开始于他们的创作。创建者是负责将相关的元数据,保存记录以适当的格式,并给予记录一个描述性的文件名。指定保持记录的创造者或其他大学人员负责确保定期进行病毒检查被执行,并确保文件格式仍然是目前的技术可读。

5.4如果电子记录即将被淘汰,这是管理者的责任,采用保存策略迁移或模拟记录。单位主管负责与ITCS磋商,以确保记录适当的保护和保存。

6.电子邮件

6.1电子邮件,短信和即时消息保留和处置。电子邮件,文本和即时消息的所有者通常是鼻祖当主人是高校人才;否则,车主是谁,一旦该消息被接收消息被发送,个别大学的雇员。所有者是负责维护电子邮件,文本,即时信息,即使在不存在自动存储库或计算机备用的。在ncdncr和ITCS的管理,存储,保存和销毁电子邮件,短信和即时消息中的方法提供指导。

6.2非大学的电子邮件和文本/即时消息帐户。高校人才使用个人电子邮件帐户,或不是由ITCS管理作为高校的单一的中央电子邮件系统的一部分的任何其他电子邮件帐户,创建或接收,涉及到大学的商业电子邮件需要电子邮件所有者据电子邮件记录保存,维修和现在,在请求记录schedule.similarly,使用个人移动设备来创建或接收短信或即时消息,或类似,涉及到大学商需要设备业主保存,维护和现在,应要求提供的记录,文本或即时消息记录根据schedule.employees可能无法使用个人设备时,帐目或大学商其他电子平台具有的隐私这样的记录的合理预期。

7.培训

备案职责7.1训练是强制所有大学雇员,包括临时和兼职员工,为导向的一部分,应租用的合理时间内完成。由高校决定其指定的单位负责人和员工必须完成额外的记录保留和管理培训,并定期更新。